Vivimos tiempos de grandes cambios. Cambian los entornos económicos, las estructuras familiares, las formas de relación social, los mecanismos de compra y de manera muy especial, las fórmulas de comunicación. La tecnología nos ha permtido un desarrollo que la mayoría no éramos capaces de imaginar hace un par de décadas. Vivimos por tanto en un entorno de permanente cambio, donde el cambio en sí es la única constante. Y las empresas también tienen que evolucionar para adaptarse a las nuevas reglas del juego, introduciendo cambios en sus modelos de gestión, estructuras, estrategias y fórmulas de comunicación y venta.
Recupero hoy un artículo que publiqué hace casi 15 años en el describía cómo gestionar estos cambios dentro de la organización para que fueran implantados de una manera eficiente. He querido respetar su forma original, ya que sigue siendo bastante válido...
PERO, …¿DÓNDE ESTÁ LA MÁQUINA DE CAFÉ?
Seguramente nos cueste reconocerlo, pero la verdad, no nos gustan los cambios. Y no me refiero a cambios en nuestra trayectoria profesional; si no más bien a los que se producen en nuestro entorno habitual de trabajo. Da igual que se trate de implementar una nueva estrategia de negocio, aplicar nuevos procedimientos, o un simple cambio de ubicación de la máquina de café. Todo cambio nos genera siempre una reacción de inseguridad, y muchas veces una resistencia al mismo. Nadie puede negar lo mal que sienta ir a por un café y encontrarse con que la máquina ya no está donde estaba “toda la vida”. La reacción es inevitable:
- “¿Dónde demonios estará ahora?, o, ¿de quién habrá sido la brillante idea?”,
Estas serán, sin duda, las primeras preguntas que nos planteamos. Y casi de inmediato empezamos a mirar a un lado y a otro, desesperados, buscando algún indicio sobre su paradero. Si tenemos suerte, coincidiremos con algún compañero que se mostrará tan desconcertado y sorprendido como nosotros. Entonces, la tarea de localizar la máquina se convierte ya en un proyecto de trabajo en equipo, que requerirá toda nuestra atención durante los próximos minutos.
Enseguida nos recorre una sensación de hormigueo por la espalda, acompañado de un cierto nerviosismo, que nos lleva a preguntar a todo el mundo:
- “¿Alguien sabe qué ha pasado con la maldita máquina de café?”.
Al final, siempre aparece ese “alguien” que nos informa sobre el nuevo paradero, pero por el camino hemos recogido multitud de respuestas distintas:
- “Se habrá roto”,
- “Creo que la iban a cambiar por otra más moderna”,
- “Se la han puesto a los de informática, que trabajan hasta muy tarde…”
- “La han quitado porque salía muy cara,…¡cosas del financiero, ya sabes!”
Cuando al final aparece, un piso más arriba, la encontramos rodeada de gente que realiza todo tipo de comentarios sobre el nuevo emplazamiento. ¡Jamás se ha hablado tanto sobre la máquina de café!. Y lo mejor viene cuando nos preguntan sobre nuestro parecer. Escupimos con contundencia la respuesta:
- “No sé. ¡Cómo a mí nunca me preguntan!”.
En definitiva, una circunstancia de tan escaso relieve nos tiene avinagrados durante varias horas. Por no decir días, que es lo que tardamos en acostumbrarnos a subir un piso más.
Pues imaginemos qué ocurre cuando el cambio que se desarrolla es de mayor trascendencia. Cuando se plantea cualquier cambio en una organización, sea éste de la naturaleza que sea, hemos de prever que se van a producir unos movimientos y unas reacciones muy concretas. Saber reconocerlos nos ayudará a planificar el cambio y a ejecutarlo con éxito. De lo contrario, lo más fácil es que nos encontremos con síntomas como:
· Resistencia al cambio, debido a experiencias anteriores negativas que ponen en entredicho las razones del mismo. “Total, esto no va a servir para nada”.
· Miedo e inseguridad porque el cambio pueda afectar a nuestras competencias, estatus, poder, o a la propia estabilidad de nuestro puesto de trabajo. “¿Cómo quedaré después?”.
· Dudas sobre la necesidad de un cambio, ya sea por defecto o ausencia de información, falta de formación, etc.
· Dudas sobre qué hacer ante el cambio, cómo he de actuar, o qué se espera de mí durante esta etapa.
· Imitación de comportamientos, aparición de rumores y especulaciones, etc.
Estas reacciones se originan porque lo primero que pensamos es que el cambio nos va a perjudicar, cuando no tiene porque ser así. Todo esto enturbia el clima laboral, se producen tensiones, enfrentamientos, etc., y al final lo que conseguimos es generar, precisamente lo que no queremos, es decir, actitudes contrarias a todo cambio.
De cada diez cambios que se originan, solo uno llega a buen fin. Por eso hay que establecer un proceso que podemos resumir en las siguientes fases:
a) PREPARACIÓN: Básicamente supone crear una actitud favorable hacia el cambio.
a. Informando de lo que se pretende, cuáles son las razones y los objetivos. El cambio solo tendrá éxito si los afectados lo entienden como necesario.
b. Demostrando la confianza en el mismo, predicando con el ejemplo. Nada se consigue si quien conduce el cambio no se implica en el proceso.
c. Potenciando la participación de la gente. Esto les ayudará a percibir el cambio como algo propio y positivo.
b) EJECUCIÓN: es el momento de implementar el cambio.
a. Anunciando el inicio y estableciendo los canales de comunicación adecuados para controlarlo, contrarrestar los rumores, y en definitiva, gestionar la información que se origine.
b. Dando el tiempo suficiente para asimilar la nueva situación. Si el cambio implica varias etapas, hay que articularlo en fases.
c. Limitándolo a lo necesario, sin complicarlo con aspectos no críticos.
c) CONSOLIDACIÓN: Hay que garantizar que el cambio se ha llevado a cabo y permanece:
a. Proporcionando información sobre los resultados y mejoras obtenidas.
b. Reconociendo las acciones y la participación de la gente.
c. Estableciendo acciones de refuerzo que nos ayuden a consolidarlo.
Como vemos, gestionar un cambio y llevarlo a cabo con éxito no es tarea fácil. Exige, ante todo, identificar muy bien lo que queremos y planificar su proceso de implantación de una manera abierta y participativa, no vaya a ser que después de todo el esfuerzo realizado, la máquina de café vuelve otra vez en su emplazamiento original y continúe entorpeciendo el paso.
